Titelstory:

Gruppenreisen einfach organisieren (Teil 1): Kalkulation und Einkaufsverwaltung

Verglichen mit Einzelreisen gibt es für die Organisation und Verwaltung von Gruppenreisen erhöhte Anforderungen an die Reiseveranstalter und deren verwendete Softwarelösung. Die Kalkulation ist komplex, denn beispielsweise Umlagen, Freiplätze, Staffelpreise, Zuschläge und Zusatzleistungen müssen berücksichtigt werden. Oftmals ist auch die Ermittlung des Rohertrags mit großem manuellem Rechenaufwand verbunden. Einfacher ist es für Nutzer von TOUR32, denn Anbieter von Gruppenreisen haben auch für diese Reiseart eine hohe Transparenz und einen hohen Automatisierungsgrad durch den Softwareeinsatz.


Wenn Ihr Unternehmen Gruppenreisen anbietet, lohnt sich der Einsatz der optionalen TOUR32-Funktion „Gruppenkalkulation“, denn dadurch können Sie die aufwändige Kalkulation derartiger Reisen deutlich vereinfachen:

Anfallende Umlagen für Reiseleiter, wie z.B. Flugkosten und Unterbringung, und Freiplätze können Sie in der Kalkulation der Reisen berücksichtigen. Selbstverständlich können auch Einzelzimmerzuschläge und individuelle, frei wählbare Zusatzleistungen komfortabel verwaltet werden. Im Einkauf können zehn verschiedene Staffelpreise kalkuliert werden und der Rohertrag einer Gruppenreise ist sofort ersichtlich. Das kann Sie dabei unterstützen, wenn Sie entscheiden müssen, eine Reise abzusagen oder trotz geringer Teilnehmerzahl durchzuführen. Auch die Abwicklung der Eingangsrechnungen ist denkbar einfach, denn die Kalkulation und die Rechnungsdaten werden miteinander abgleichen.

Natürlich verwalten Sie beliebig viele Leistungsträger, Teilnehmer, Hotels und Zusatzleistungen, wie beispielsweise Versicherungen, Visumgebühren, Flugpreisaufschläge, Frühbucherrabatte, Vor- oder Nachprogramme oder andere Rückreisen, komfortabel mit TOUR32.

Durch den Einsatz der Terminverwaltung haben Sie auch alle wichtigen Termine der Gruppenreisen im Griff: Mit automatischen Terminen werden Sie daran erinnert, X Tage vor dem Reisedatum die Mindestteilnehmerzahl zu überprüfen oder Y Tage vor Reisebeginn die Teilnehmerunterlagen zu versenden. (X und Y legen Sie selbst fest.) Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit weitere individuelle Termine zu einer Gruppenreise zu hinterlegen.

Sie erstellen alle Reiseunterlagen automatisch mit TOUR32 und können durch den Einsatz der Dokumentenverwaltung auch alle Verträge bei der Gruppe ablegen. Auf einfachste Weise können Sie an alle Teilnehmer einer Gruppe einen Serienbrief schreiben. Vorgefertigte Auswertungen und Statistiken geben Ihnen einen den Überblick über Teilnehmerzahlen, Rohertrag oder andere Parameter. Zusätzlich sind individuelle Auswertungen möglich, die Ihnen Transparenz zu einer Gruppe oder allen Gruppenreisen liefern, z.B. den Belegungsstatus aller Gruppenreisen.

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch die Buchung von Teilnehmer über Reisebüros und Vermittler möglich ist. Besondere Erleichterung bringt auch das vollautomatische Storno, falls eine Teilnehmer oder Veranstalter die Reise absagt. Sämtliche Gutschriften und Stornogebühren – gemäß den hinterlegten Stornobedingungen – werden umgehend erstellt.

In der nächsten Ausgabe lesen Sie, welche Vorteile Sie haben, wenn Sie die Abwicklung Ihrer Kreuzfahrten, Events und Bahnreisen mit TOUR32 durchführen.